Orientation professionnelle de Couasnon

Rapport de stage secrétaire médicale, mars 2010, 2e partie

·              Règlements organismes payeurs – Télétransmission

 

Lors de l'envoi des lots en télétransmission un relevé est édité pour chaque organisme obligatoire et classé en attente de retour NOEMIE. Lors des retours, le règlement est enregistré dans le dossier du patient automatiquement lorsque le dossier est soldé en retour Noémie.

 

 

 

III- Rendu des résultats

 

Responsabilités

 

La responsabilité globale de l'activité du rendu des résultats appartient aux biologistes, qui sont les seuls à pouvoir donner un commentaire. Les techniciens peuvent être amenés à rendre des résultats en urgence. Les secrétaires sont responsables du rendu des résultats à l'accueil.

 

 

        1- Déroulement de l'activité

 

                    1-1- Présentation des résultats

 

Le compte-rendu d'analyse est imprimé sur le papier à en-tête du laboratoire comportant les éléments suivants :

·       le nom et l'adresse du laboratoire

·       les numéros de téléphone et de fax

·       le nom des biologistes (directeurs et directeurs adjoints conformément à l'article 18 du décret N° 76-1004 du 4 novembre 1976)

·       le numéro d'identification du laboratoire

·       en pied de page, les renvois numérotés aux laboratoires de la SELARL

·       les éléments imprimés sur les comptes-rendus destinés aux patients sont les suivants :

-   nom, prénom, date de naissance et adresse ou service d'hospitalisation du patient (*1)

-   le numéro et la date du dossier

-   le nom du prescripteur (*2)

-   la date de prélèvement

-   le secteur d'analyse (Hématologie, Biochimie,…), la méthode d'analyse et/ou les réactifs utilisés et les noms de l'automate.

-   la nature de l'échantillon si nécessaire (urine, …)

-   l'état de l'échantillon si inhabituel (ex : hémolyse, lactescence…) conditions de prélèvement si particulières : statut « non à jeun », absence de garrot si indiqué sur la prescription, identité contrôlée ou déclinée pour prélèvement destiné à la préfecture, etc.… toutes ces particularités ayant été renseignées lors de l'enregistrement sous le code RENS.

 

 

Les résultats (deux unités, dont l'unité internationale, sont mentionnées lorsque cela est nécessaire).

 

· Les intervalles de référence, et les antériorités, le cas échéant.

· Les commentaires exigés par la nomenclature et le cas échéant un commentaire écrit informatique du biologiste.

· La signature du biologiste validant le résultat.

· Le numéro de page sur le nombre total de pages.

· Le statut du dossier « résultat final, résultat partiel, duplicata »

· Les indications « SUFFIXES » : P : à poster, X : à faxer, L : au labo, U : pour urgent, 2D : deux dossiers pour le patient, tm : résultat téléphoné au médecin, tp : résultat téléphoné au patient.

· Les résultats destinés au Centre Médical de Beaurouvre et à la Clinique Cardiologique de Gasville sont édités sous forme de tableaux.

· Les résultats destinés au Centre d'Examens de Santé sont exprimés dans des unités non conventionnelles permettant une intégration informatique spécifique, de plus au niveau du résultat figure un numéro (numéro SAGES) permettant aussi l'intégration informatique spécifique.

· Dans le cas d'analyses de biologie spécialisée figure à la fin du compte rendu la liste des examens transmis et la désignation du laboratoire sous traitant.

 

Pour les résultats destinés au prescripteur :

-   Les éléments (*1) sont remplacés par le nom et  l'adresse du médecin

-   Les éléments (*2) sont remplacés par les noms et prénoms du patient.

 

 

Remarque : concernant les intervalles de référence, un document est mis à disposition présentant les intervalles de référence disponibles dans le système informatique du laboratoire.

 

 

       

        1-2- Modalités de rendu des résultats

 

Les délais de rendu des résultats sont indiqués au patient au moment du prélèvement.

 

Cas des résultats pathologiques :

1/ on avertit le médecin en priorité

2/ si médecin injoignable : patient en lui demandant de se mettre en contact avec un médecin

3/ cas d'extrême urgence (pronostic vital) : médecin et patient injoignables :

 

        SAMU 15

        POMPIERS 18

        GENDARMERIE 17

 

Le patient (prélevé au laboratoire) ou une tierce personne mandatée par le patient vient chercher  les résultats.

 

Les résultats sont remis sous enveloppe cachetée, en échange du bon nominatif remis au moment du prélèvement (dans le cas d'une tierce personne venant récupérer les résultats, la remise de ce bon est indispensable).

 

Toute remise de résultat devra être réalisée en respectant la confidentialité. (Éviter de citer nommément le patient si communication de résultats par téléphone, écrans d'ordinateur non visibles par les patients à l'accueil ; ordonnances non visualisables)

 

Le patient souhaite l'envoi de ses résultats : P noté au niveau de la rubrique suffixe

Cette information est enregistrée à la création du dossier.

 

 

Le patient souhaite obtenir ses résultats par téléphone :

 

Seuls sont rendus par le secrétariat :

 

· Les résultats permettant un suivi thérapeutique par le patient (glycémie, TP, plaquettes, ECBU négatifs).

 

Dans les autres cas, les résultats sont rendus par le biologiste.

 

Le laboratoire téléphone ou faxe les résultats.

Il s'agit de résultats pathologiques, urgents ou sur demande du patient et/ou  du prescripteur.

Les résultats pathologiques sont communiqués au médecin prescripteur.

 

Dans le cas où il ne peut être joint, ou lord d'analyses sans prescription, le patient est informé des résultats par le biologiste qui l'incite à consulter un médecin traitant le plus rapidement possible. (S'assurer de façon confidentielle de l'identité de la personne au bout du fil).

 

La transmission des résultats par fax ou par téléphone est enregistrée dans le système informatique.

 

Pas de transmission de résultats par fax chez le patient.

 

Le laboratoire transmet les résultats aux laboratoires dans le cadre du règlement intérieur :

 

Les résultats sont transmis par liaison Hprim dès la validation analytique effectuée.

 

Le laboratoire transmet les résultats au prescripteur avant validation biologique :

 

Certains résultats peuvent être transmis en urgence par un technicien (notamment pendant les gardes).

 

 

 

 

Pas d'envoi systématique du résultat papier au prescripteur.

Envoi dans un certains cas du compte-rendu par mail crypté ou HPRIM.

Cas des résultats destinés aux services de soins : Clinique Bon Secours/ Clinique Cardiologique de Gasville :

 

-   acheminement journalier des comptes-rendus de la veille vers les unités de soins de la Clinique cardiologique : sous enveloppes cachetées (1 par service)

-   envoi des résultats journaliers dès qu'ils sont terminés par HPRIM et par fax manuel pour la Clinique Bon Secours

 

Cas des résultats destinés au Centre d'Examens de Santé et au Centre Médical de Beaurouvre :

 

-   acheminement journalier des comptes-rendus de la veille dans des chemises (1 par service)

-   envoi des résultats journaliers par HPRIM

 

Cas des résultats destinés aux correspondants (pharmacies, maisons de retraite) :

-   acheminement des résultats terminés sous enveloppe cachetée individuelle ; toutes les enveloppes étant réunies dans une enveloppe adressée nominativement au correspondant et déposée le lendemain chez le correspondant.

 

Analyses transmises à un laboratoire spécialisé :

 

Le compte-rendu des résultats d'analyses est adressé directement par le laboratoire spécialisé au patient et au prescripteur ou joint sous forme papier (à entête du laboratoire spécialisé) dans le cas des correspondants quand l'adresse du patient est inconnue.

 

 

        1-3- Commentaires et interprétation des résultats :

 

·  Commentaires écrits : Les commentaires exigés par la nomenclature et les commentaires libres sont rédigés et enregistrés par le technicien et / ou le biologiste et validés lors de la validation biologique.

 

· Commentaires oraux : Les résultats sont commentés uniquement par les biologistes dans les salles de prélèvement ou dans le bureau des biologistes afin de respecter la confidentialité.

 

 

        1-4- Modification d'un compte-rendu :

 

La  modification d'un compte-rendu ne peut se faire que par un biologiste. Deux cas peuvent se présenter :

 

·             Le compte-rendu n'est pas encore remis au destinataire : la modification est effectué et tracée dans le « mouchard » du système informatique.

 

·             Le compte-rendu a été transmis au destinataire : le biologiste prend contact avec le(s) destinataires du compte-rendu erroné et lui demande de le détruire. Un nouveau compte-rendu est adressé au destinataire.

 

 

 

IV- MAITRISE DE LA CONFIDENTIALITE

 

                Responsabilité

 

Chaque membre du personnel est responsable de l'application des règles de confidentialité.

 

                    1- Déroulement

 

                                1-1- Principes

 

Toute l'activité du laboratoire est régie par le secret médical. Le personnel est tenu d'assurer la confidentialité des informations qu'il détient de par son activité au sein du laboratoire.

Cependant afin de mieux faire prendre conscience de la force de cette exigence, une mention est indiquée dans le contrat de travail et le règlement intérieur rappelle ce point particulier.

 

 

                                1-2- Accès aux locaux techniques

 

L'accès aux locaux techniques du laboratoire est réservé aux personnes travaillant dans le laboratoire et aux personnes soumises au secret médical.

 

Un panneau d'accès réservé est placé sur la porte d'entrée de la partie technique du laboratoire.

Toute personne extérieure au laboratoire s'engage à respecter la confidentialité des informations auxquelles elle pourrait avoir accès en signant le formulaire d'enregistrement avant de pénétrer dans les locaux techniques du laboratoire.

 

Lorsque plusieurs personnes d'une même société sont amenés à travailler au sein du laboratoire, le responsable qualité adresse au représentant de la société le formulaire d'enregistrement afin que ce dernier s'engage pour tout son personnel si cette clause n'est pas déjà prévue dans le contrat.

 

 

                                1-3- Accès au système informatique

 

A l'accueil, les écrans ne sont pas visibles par les patients. L'accès au système informatique du laboratoire est protégé par un code utilisateur et un mot de passe personnel pour chaque membre du laboratoire.

 

L'accès au système informatique par le prestataire de service pour la télémaintenance ne se fait qu'après autorisation du laboratoire : c'est le laboratoire qui autorise la connexion.

 

 

                                1-4- Confidentialité lors du prélèvement

 

Les  salles de prélèvements sont fermées et peuvent être verrouillées. Toute feuille contenant des renseignements nominatifs est retournée ainsi que le cahier de traçabilité des prélèvements.

 

 

                                1-5- Rendu des résultats

 

Les résultats sont rendus directement au patient sous enveloppe cachetée. Des règles strictes concernant le rendu des résultats sont mises en œuvre.

 

Les commentaires sont effectués par les biologistes dans une salle isolée chaque fois que nécessaire, ou pour les commentaires donnés par téléphone, dans le bureau.

Une mention de confidentialité est soulignée sur les comptes-rendus des résultats transmis par fax.

 

 

                                1-6- Elimination des déchets confidentiels

 

Conformément à la procédure, un broyeur est mis à la disposition du personnel pour détruire tous les documents à caractère confidentiel.

 

 

 

 

TENUE DE TRAVAIL

 

DEROULEMENT DE L'ACTIVITE

 

                    1- Généralités

 

Le port d'une blouse fermée est obligatoire dans les locaux du laboratoire.

L'entretien est assuré par une société spécialisée.

 

La personne de l'extérieur qui doit pénétrer dans le laboratoire chaque jour (ex : coursier…) et qui ne fait que de traverser le laboratoire n'a pas l'obligation dans ce sens.

 

 

                    2- Vestiaire

 

Un vestiaire est à la disposition de tous.

Les casiers sont nominatifs et ne peuvent recevoir que des vêtements de ville et objets personnels.

 

 

                   

 

 

 

                    3- Blouses

 

                                3-1- Gestion des blouses

 

Chaque employé(e) du laboratoire a à sa disposition un lot de 3 blouses.

 

Chaque personne a son lot de blouses identifiées à son nom.

 

Chaque personne se doit de réguler son changement de blouses afin d'assurer :

 

-   L'hygiène de sa tenue

 

-   Une tenue toujours nette

 

-   Une rotation correcte de son lot de blouses

 

Les blouses du laboratoire de bactériologie sont obligatoirement à manches longues.

 

Le changement de blouses doit être immédiat en cas de souillure pour l'ensemble du personnel (blouse de rechange à disposition dans le vestiaire).

 

Les blouses doivent être retirées au moment des repas.

 

 

                    3-2- Entretien

 

Une fois par semaine, les blouses sales sont regroupées dans un sac prévu à cet effet (au logo de la société de nettoyage).

Les blouses propres sont livrées sur cintres.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MA MISSION DANS L'ENTREPRISE

 

 

Ma mission durant ces 3 semaines de stage était de voir ce qu'est le métier de secrétaire médicale.

 

Elles m'ont appris leur métier :

-                                      Les tâches qui sont à faire ?

-                                      Comment les réaliser ?

-                                      Les différents support utilisés !

 

 

Les tâches que j'ai faite :

 

Pendant 3 semaines :

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18/03/2010
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